Rynek przestrzeni biurowych w Polsce z roku na rok dynamicznie się zmienia: pojawiają się nowe trendy, na znaczeniu zyskuje praca zdalna, a nowoczesne aranżacje biur są coraz bardziej elastyczne i dopasowane do indywidualnych potrzeb firmy i jej pracowników. Można prognozować, że pandemia koronawirusa jeszcze przyspieszy te zmiany. Już teraz – w maksymalnie krótkim czasie – większość firm musiała przejść na pracę zdalną, dostosowując się do wymogów zachowania dystansu społecznego i ograniczenia bezpośrednich kontaktów. Aranżacja nowoczesnego biura powinna uwzględniać wszystkie te zmiany, dając zarówno pracodawcy, jak i pracownikom możliwość swobodnego i efektywnego korzystania z dostępnej przestrzeni.
Activity-based workplace – nowoczesne aranżacje dopasowane do potrzeb
Koncepcja activity-based workplace oznacza różne rodzaje przestrzeni przeznaczonej do pracy, które można elastycznie dostosować do bieżących potrzeb i oczekiwań pracowników. Odchodzimy zatem od klasycznych stanowisk roboczych, składających się z przypisanych poszczególnym pracownikom biurek. Zamiast tego w biurze pojawiają się m.in. salki przeznaczone na spotkania kreatywne, wyciszone miejsca do pracy w skupieniu, budki telefoniczne, ergonomicznie urządzone kuchnie czy pokoje przeznaczone do relaksu. Stanowiska robocze coraz częściej zastępowane są natomiast tzw. hot deskami, z których pracownicy korzystają rotacyjnie, w zależności od tego, kiedy pracują w biurze, a kiedy zdalnie.
Nowoczesne aranżacje biur powstające w ramach koncepcji activity-based workplace zakładają, że jeden pracownik może w ciągu dnia korzystać z wielu typów przestrzeni, np. najpierw przygotowując w skupieniu raport w specjalnej salce odizolowanej akustycznie od reszty biura, a potem dzieląc się swoimi pomysłami z innymi w miejscu przeznaczonym do pracy zespołowej. Eksperci przekonują, że taki system pracy skutkuje większą produktywnością i mniejszą rotacją pracowników, zaś sami pracownicy podkreślają, że tego rodzaju nowoczesne aranżacje wspomagają pracę zespołową, sprzyjają komunikacji, współpracy i dzieleniu się wiedzą.
Aranżacja nowoczesnego biura w duchu activity-based workplace powinna jednak przede wszystkim uwzględniać styl pracy dominujący w danej firmie. Dlatego przed przygotowaniem space planów architekci dokładnie analizują czas i sposób pracy w przedsiębiorstwie – to pozwala na stworzenie w biurze takich rodzajów przestrzeni, które będą ściśle odpowiadać potrzebom pracowników. Warto też pamiętać, że koncepcja ta nie ogranicza się wyłącznie do aranżacji przestrzeni, ale stanowi również element strategii biznesowej, który nierzadko przekłada się na wyniki finansowe firmy.
Jakie powinno być nowoczesne biuro? Aranżacje wspierające efektywność
Co jednak z firmami, które ze względu na branżę albo styl pracy nie mogą skorzystać z tego rodzaju pomysłów? Dla nich najodpowiedniejsze będą rozwiązania mieszane, łączące elementy tradycyjnych, gabinetowych układów z nowoczesnymi aranżacjami. W takiej sytuacji podstawą jest efektywne rozplanowanie przestrzeni biurowej. Coraz większy odsetek pracowników wybierających pracę zdalną skutkuje również tym, że firmy mogą decydować się na wynajem mniejszych powierzchni, a zaoszczędzone w ten sposób środki inwestować np. w nowoczesny sprzęt do wideokonferencji.
Niektóre rozwiązania mają dosyć uniwersalny charakter. Niemal w każdym przedsiębiorstwie sprawdzi się podział na dwie strefy pracy: głośną i cichą. Pierwsza przeznaczona jest do pracy zespołowej i rozmów telefonicznych, druga – do pracy indywidualnej, wymagającej skupienia i ciszy. Aranżacja nowoczesnego biura powinna więc uwzględniać tzw. strefowanie przestrzeni, ponieważ przekłada się ono bezpośrednio na wydajność pracowników. Efekt rozdzielnia stref można uzyskać za pomocą różnych środków: od mobilnych ścianek akustycznych, przez meble, które ograniczają rozprzestrzenianie się dźwięków, aż po izolujące akustycznie panele. Ciekawym pomysłem są też biura półotwarte, czyli oparte na idei open space, ale jednocześnie wykorzystujące do dzielenia przestrzeni właśnie ścianki czy meble.
Po zmniejszeniu ilości tradycyjnych stanowisk pracy zyskujemy przestrzeń, którą możemy przeznaczyć np. na pomieszczenia do pracy w interdyscyplinarnych zespołach, sale do wideokonferencji czy też miejsca relaksu. Jednym z najsilniejszych trendów w projektowaniu przestrzeni biurowych jest skupienie na człowieku i jego potrzebach – to dlatego nowoczesne aranżacje biur starają się niejako „udomowić” przeznaczone do pracy przestrzenie, a także wykorzystują ekologiczne i przyjazne pracownikom materiały i kolory. Popularnością cieszą się też realizacje typu fit-out, czyli całkowicie indywidualne projekty aranżacji biur, nad którymi czuwa od początku do końca jedno biuro architektoniczne. Skrojony na miarę potrzeb konkretnej firmy projekt to rozwiązanie maksymalnie wykorzystujące dostępną przestrzeń i zarazem niezwykle elastyczne.
Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie o to, jak powinno wyglądać nowoczesne biuro. Aranżacje mogą być zróżnicowane, zawsze jednak powinny uwzględniać styl pracy i potrzeby pracowników, charakter branży oraz możliwości, jakie oferuje dostępna przestrzeń.
Sprawdź również: Czym są realizacje typu fit-out?